Zoom – Videoconferință explicată în 2 pași

Perioada aceasta aduce cu ea și alte moduri de a comunica… pentru că atunci când stai în casă (și trebuie să stai în casă!) înveți să explorezi și alte moduri de a comunica.

Iar modul, care mi se pare cel mai complex și mai aproape de comunicarea directă este cel prin videoconferință. Așa că în ultimele doua săptămâni, am testat ideea de videoconferință, atât la nivel profesional, cât și personal. Și pentru că am început cu Zoom, mi se pare firesc să prezint mai întâi această soluție. Așa cum ziceam, din momentul în care a trebuit să lucrăm de acasă (noi facem suport it), pentru început a trebuit să ne organizăm și mai ales să comunicăm ca echipă (și am testat mai multe aplicații). Pentru momentele critice, dar și pentru cele în care simțeam nevoia să decidem împreună, să dezbatem și mai ales să comunicăm cât mai direct, am ales Zoom. Apoi, extrapolând, am ales Zoom și când am rămas cu colegul Răzvan, să discutăm despre ce vom scrie, în timp ce beam o bere, dar nu așa cum făceam înainte, la o terasă, ci în fața laptopului.

1. Simplu

Să începi o videoconferința pe Zoom e simplu! Este poate una din caracteristicile cele mai importante ale platformei.

Pas cu pas, explicat, ar suna așa:

• Accesezi pagina
• Click pe butonul “Sign up, it’s free”
• Îți introduci adresa de e-mail de muncă sau cea personală
• Primești un mail de confirmare și îți introduci datele

• Te-ai înscris și gata! După ce te-ai logat, nu e nimic să găzduiești o videoconferința: dai clic în dreapta sus, în ecranul de mai jos, pe “Host a meeting” și alegi din cele 3 opțiuni: “With video on” – pentru videoconferință, “With video off” – pentru audioconferință, “Screen share only” – doar pentru a-ți prezenta ceea ce e pe ecranul laptopului tău.

Articolul de față doar descrie varianta simplă, prin care, urmând câțiva pași, poți să începi să comunici direct cu colegii tăi, la muncă sau cu prietenii tăi.

În panoul principal sunt, în mod evident, mult mai multe opțiuni, de la programarea videoconferințelor și integrarea lor în calendarul propriu, la opțiuni de webinars, la modalități de a înregistra videconferința în cloud-ul celor de la Zoom sau local, până la configurări complexe legate de administrarea conturilor de utilizatori/participanți, a camerelor de videoconferință (room management), precum și a integrărilor cu alte diferite soluții profesionale (Polycom, Cisco, conturi SIP, etc). Dar nu vom intra în aceste detalii (doar vă spun despre ele, pentru a ști că soluția este mult mai complexă). 

Revenind. O dată ce ai dat clic pe “Host a meeting” și ai ales “With video on”, apare ecranul de mai jos.

Evident, urmează să dai clic pe “Open Zoom Meetings”. În acel moment, se deschide fereastra de Zoom și aici apari tu!

În această fereastră, lucrurile sunt în continuare simple. Câteva lucruri de reținut:

• Apăsând pe “Mute” sau “Stop video”, vei opri microfonul sau camera
• Săgeata de lângă “Stop video”, îți dă posibiltatea să-ți alegi background-ul: “Choose virtual background” și îți selectezi ce poză vrei de pe calculatorul tău
• Poți să partajezi ceva de pe ecranul tău cu “Share screen”, iar la “More” găsești opțiuni legate de pornirea chatului sau înregistrarea video.

Acum că știi tot, poți să îi inviți pe cei care o să participe – dai click pe “Invite” și dacă nu vrei să transmiți pe mail, atunci e suficient să dai click pe “Copy invitation” și să ii transmiți în orice fel vrei tu link-ul: sms, Whatsapp, Messenger, Slack, etc.

Dacă nu ești gazdă și ești doar participant, atunci e și mai simplu: doar dai click pe link-ul primit, permiți deschiderea aplicației în browser și intri în videoconferință. Alternativa este că dacă ești logat e suficient să introduci doar ID-ul videoconferinței și pentru setările default, intri în videoconferință!

Ce ar mai fi de spus: în varianta gratuită, până la 100 de participanți, cu o limită de timp de 40 minute (dar după ce se termină, singurul incovenient e că trebuie să inițiezi o nouă videoconferința – adică 1 minut). Evident, există clienți pentru Android sau IOS, astfel încât indiferent că ai laptop sau smartphone, poți participa fără probleme.

2. Intuitiv

Mai sunt câteva lucruri utile și accesibile, în același timp.

• Dacă ai instalată aplicația de Zoom instalată, atunci înainte de a începe videoconferința sau înainte de a intra în ea, poți accesa în meniul de setări, secțiunea Video și poți alege opțiunea “Touch up my appearance” – e un fel de machiaj înainte de a intra live!
• Eticheta spune că atunci când nu vorbești, ar trebui să fii pe mute… problema e că atunci când vrei să te activezi și să vorbești sau și mai rău ești invitat să vorbești, atunci e posibil să nu găsești repede mouse-ul sau să te pierzi și să nu mai știi unde să apeși… Există un shortcut util: ții apăsat pe Space bar și vorbești (după ce ai dat drumul la tastă, revii pe mute)
• Una din cele mai utile opțiuni din punctul meu de vedere este “Gallery View” (îl poți accesa din dreapta sus, a ferestrei de videoconferință): în acest fel, îi poți vedea simultan pe toți participanții 

• Dacă vrei ca ceilalți să înțeleagă ceva din video-ul la care vrei să dai share, te sfătuiesc să activezi opțiunea “Share computer sound”, din partea de jos stânga.
• Și partea cea mai interesantă, pentru cei care fac suport IT, este că există și opțiunea de “Enable the remote control of all applications” – practic, remote control. Toate opțiunile necesare sunt descrise aici.

Cam asta ar fi!

Știu, de asemenea, că în ultima perioadă, pe baza ascensiunii, pe care cei de la Zoom au avut-o, o data cu lucrul de acasă și cu autoizolarea, au apărut (sau au fost scoase în evidență și orice ar fi putut să fie o problemă).

Așa că s-au legat de securitate, și în special de end-to-end encryption și puteți citi aici detaliat.

Și de aici, a început o poveste, iar ultimele detalii sunt aici.

Pe de altă parte, dacă nu ești NASA, sincer, nu cred că ai o problemă reală!

Oricum, ar fi, în loc de a da un telefon unui prieten, căruia să îi povestești ce film ai văzut sau unui coleg, cu care să te sfătuiești, legat de un raport, nu ar mai direct să pornești Zoom?